توصيات خاصة بالمراجعين الداخليين

وذلك من واقع الدورة التدريبية الخاصة بالمراجعين الداخليين

د/ محمد عنتر (خبير نظم جودة دولى معتمد - مدرس إدارة أعمال بكلية التجارة جامعة القاهرة)

التوصيات

1- يجب على المراجع للتحقق من جودة مرحلة إنشاء النظام ما يلى :

 - ضرورة الإطلاع على خريطة تدفق العمليات وفيها يجب مراجعة :

 

أ- مدى وضوح التسلسل

ب- مدى وضوح التداخل

ج- الإطلاع على المقايس المستخدمة للحكم على كفاءة العمليات

د- التأكد من كيفية متابعة العمليات

هـ- سحب عينة وفحصها للتحقق من مدى كفاءة العمليات

 

2- عند المراجعة على أي عملية يجب أن نتأكد من

أ- وجود الوثائق الإلزامية التي نصت عليها المواصفة فى هذه العملية ( إن وجدت )

ب- في حالة وجود وثيقة إضافية بالعمليات التي نص عليها النظام فلا بد من التأكد من وجودها والإطلاع عليها وفحصها

 

3- نتوقع حالات عدم المطابقة على الوثائق كما يلي :

أ- وثيقة إلزامية ونصت عليها المواصفة وغير مضبوطة

ب- وثيقة تم الغائها ولازالت مستخدمة

ج- وثيقة تم إلغائها وأصدرت الوثيقة الجديدة ومازالت تستخدم الوثيقة القديمة

د- وجود وثيقة تصدر من المؤسسة للخارج ( لابد من ختمها خارج نطاق سيطرة المؤسسة )

هـ- وثيقة تم إعدامها دون أن تنتهي مدة الحفظ

و- وثيقة إضافية لا يتم تفعيلها

ونوصى بعدم الإسراف فى الوثائق

 

4- أثناء المراجعة لك أن تطلب من المراجع عليه أن يشرح لك سياسة الجودة

 

5- أثناء القيام بالمراجعة على أي عملية يمكنك أن تسأل عن أهداف الجودة فى تلك العملية

( الهدف نتيجة نسعى إلى تحقيقها خلال زمن معين )

 

6- بالنسبة للمراجعة الخاصة بالاتصالات الداخلية بالمؤسسة يجب عليك كمراجع

أ- التعرف على النظام المتبع فى الاتصالات الداخلية ( الأدوات – الوسائل – الآليات – التكنولوجيا المستخدمة ....... )

ب- التحقق من التزام المراجع عليه بما ورد فى نظام المؤسسة لعملية الاتصالات الداخلية

 

7- لابد من استحضار ( المقارنة و تطابق الفعلي مع المعياري ) فى العملية المراجع عليها 

 

8- نقطة البدء فى المراجعة نتائج المراجعة السابقة

 

9- نحن نراجع على التطابق ولا نتصيد الأخطاء

 

10- السؤال عن التدريب الذي يحصل المراجع عليه والتأكد من انه حصل على ذلك التدريب والتدريب ينقسم إلى ( تدريب تخصصي – تدريب عام )

 

11- مراعاة تنوع الأسئلة أثناء المراجعة وداخل قائمة الأسئلة

 

12- التحقق من ان البنية الأساسية فى الواقع مطابقة لما هو متواجد فى الإجراء والمواصفة ودليل الجودة

 

13- يجب إجراء المراجعة فى المكان المخصص للفرد المراجع عليه

 

14- يحقق الإجراء التصحيحى مستويين ( ازالة السبب -  معالجة الأثر )

 

15- عند فحص اى وثيقة يجب :

أ- التأكد من أن الوثيقة المقدمة من المراجع عليه هي نفسها الموجودة فى إجراء العملية

ب- التحقق من استيفاء بياناتها بالكامل سواء الموضوعه او الخاصة بالاعتماد

ج- التحقق من المسئولين المتعاملين مع الوثيقة 

د- الفحص المنطقي للوثائق

 

16- كفاءة المراجع أن تتم المراجعة على كل البنود داخل العملية الواحدة

 

17- على كل مراجع أن يسجل كل ما يرى وما يلاحظ وما يسمع وكل ما يطلع عليه 

 

18- عند اختبار درجة تطابق الفعلى مع المعيارى و إعطاء النتيجة يجب التفكير فى أحد الحلول التالية :

أ-التطابق

ب- البحث عن فرصة تطوير وتحسين

ج- الاستفسار

د- ملاحظة ولكنها لا ترتقي إلى حالة عدم المطابقة ويمكن تصحيحها خلال مدة المراجعة

هـ - إعطاء حالة عدم مطابقة 

 

19- أنواع قوائم التحقق Checklist

أ- الخاصة : وهى البنود الخاصة بالعملية موضوع المراجعة من واقع المواصفة بالاضافة إلى اجراء العملية

ب- العامة : وهى بنود عامة من المواصفة تصلح للمراجعة على اى عملية

ج- المزيج : وهى عبارة عن البنود العامة والبنود الخاصة

د- المعيارية : جود قوائم جاهزة لجميع العمليات بالمؤسسة ( لتجنب كفاءة المراجعين )

 

20- ليست كل مشكلة حالة عدم مطابقة ( N C R ) ولكن كل ( N C R ) مشكلة